Capturer, indexer, d’accès – Le bureau sans papier fournit des renseignements centralisés pour les petites entreprises

Chaque entreprise, quelle que soit sa taille, doit avoir une solide compréhension de ses clients et d’affaires liées à des documents afin de prendre les bonnes décisions. Malheureusement, les propriétaires d’entreprise n’ont pas une agence centrale de renseignement à fournir des conseils éclairés ou de permettre une gestion proactive pour faire, des décisions éclairées. Toutefois, les petites entreprises peuvent avoir accès à leur propre version d’un bien informés « de la CIA» qui fait le travail de recherche intelligente et d’extraction dans les coulisses, leur fournit des informations en temps réel, et les aide à réussir. Capture, indexation, et donner aux individus l’accès pré-désigné de l’entreprise et aux groupes le droit d’accès, de visualiser, d’annoter, et / ou agir sur l’ensemble de l’information d’une organisation de gestion critiques qui sont nécessaires pour exécuter des tâches avec précision et efficacité. Il aide le personnel à maximiser la productivité, et assure que les compétences de chaque personne sont utilisés à bon escient plutôt que pour la chasse du papier sans fin.

L’accès facile à l’information devient le tremplin pour les services à la clientèle amélioré, une plus grande efficacité et une meilleure décision. Cet article explique ces avantages commerciaux et autres fondamentaux de la gestion électronique de documents. Il présente quatre méthodes distinctes (numérisation, fax / email de gestion, des formulaires en ligne, et en ajoutant des codes à barres à des formes) pour aider les entreprises de contrôler leur papier et de l’information. Enfin, il fournit quelques conseils afin de maximiser la valeur de l’accès facile et sécurisé encore que d’un système bien conçu, basé sur le Web de gestion électronique de documents (GED) fournit.

Avantages fondamentaux de la gestion électronique des documents

La capture et la centralisation des informations commerciales

Pour que le personnel de toute organisation pour être efficace, l’information doit être précise, détaillée, complète, opportune et facile pour le peuple un droit d’accès. Dans un système à base de papier, cela peut être difficile. Même dans un petit bureau, chaque personne a des droits spécifiques, et peut gérer plusieurs types de document distinct. Certains peuvent exiger des informations de formes spécifiques qui diffèrent de ceux des autres collègues. Informations utiles peuvent être piégés dans l’application logicielle un membre du personnel, inconnu à ceux qui en ont besoin. Certaines informations peuvent être piégés dans des documents qui sont stockées hors site, les fichiers peuvent être hébergés brièvement dans le bureau de quelqu’un ou en transit; ou les pages d’un document peut être placé par inadvertance dans le mauvais fichier, ou même perdus. Fichiers temporairement retiré du stockage par un membre du personnel peut conduire à des données inutilement être recréés ou recueilli par quelqu’un d’autre qui en a besoin, de perdre du temps et de créer la possibilité d’erreurs ou de redondance. Le niveau de rigueur sur les formulaires standard qui sont complétés par le personnel ou les clients peuvent varier considérablement, entraînant des informations insuffisantes ou incomplètes. Cela peut entraîner des appels inutiles suivi, par courrier ou e-mail comme information manquante est chassé et ensuite ajouté dans le fichier approprié.

Un système de gestion documentaire met flexibilité et de contrôle dans les mains de l’entreprise qui le déploie. Peu importe si les données proviennent de courrier postal, e-mail, photos, messages vocaux, ou d’autres formats, un système de GED permet à une entreprise de centraliser toutes ses informations dans un seul endroit. Il permet délégués d’une entreprise de préciser où l’information est impérative, dont les données doivent être consultables, le format dans lequel il doit être saisi pour obtenir la consistance désirée de données, la façon dont il a besoin d’être catégorisés, et beaucoup plus. Plutôt que d’avoir à chercher des dossiers sur papier pour les documents historiques, effectuer des requêtes dans un système logiciel de comptabilité ou autres, fouiller dans les boîtes de photos, ou écouter des messages vocaux archivés, tout est disponible numériquement pour ceux qui sont autorisés à accéder.

Un système de GED accroît également l’efficacité en permettant aux données qui sont communes à de multiples formes, et qui devraient normalement être retapées à la réception de chaque formulaire (comme les numéros de document ou les noms des clients), pour pré-remplir les champs automatiquement sur la base des informations telles que spécifiées ID client. Ceci élimine beaucoup de temps et inutilement l’entrée manuelle de données, en réduisant la redondance et les erreurs. La productivité du personnel et des services à améliorer, et les maux de tête de la conformité réglementaire et audits sont supprimés. Gestion obtient l’information en temps réel dont il a besoin pour prendre de meilleures décisions.

Indexation des données pour les retrouver facilement

Capture d’informations par voie électronique a peu de valeur pour une entreprise de moins que le personnel peut trouver ce dont ils ont besoin de manière efficace. L’indexation en profondeur, ainsi que la connaissance des conditions dans lesquelles la recherche personnel diversifié pour les données, est vitale. ID client, les numéros de la politique, ses coordonnées, le type de document et la date de réception sont des exemples typiques des champs consultables, mais n’importe quel domaine peut être configuré pour la recherche efficace. La nature de votre entreprise va dicter ce qui est logique pour vous.

Indexation et recherche électronique considérablement accélérer la récupération des données et de traitement. Certains avantages typiques incluent:

Requêtes de la base de données EDM permettre au personnel d’afficher nouvelles applications, des formulaires et autres documents et des transactions sur une base hebdomadaire, quotidienne, ou même horaire basé sur la date et l’heure de réception.

Paie du personnel peuvent visualiser les paiements des employés et sous-traitants qui sont dus en fonction des informations contractuelles et extraire les données d’un champ de date d’échéance directement dans leur système comptable de l’action.

Le personnel des RH peut revoir les contrats expirant par la simple interrogation du logiciel EDM par jour, veillant à ce que les délais sont respectés et les actions sont prises rapidement. Anniversaires de location peut être interrogé pour inciter commentaires en temps opportun des performances et du coût de la vie ou d’autres rajustements.

La direction peut interroger le système de gestion de documents par date afin de s’assurer que les accords de niveau de service et d’autres échéances importantes sont remplies. Le logiciel peut retourner une liste de points au membre du personnel appropriées qui nécessitent une action.

Non seulement vous devez prendre en considération les types d’informations chaque travailleur aura besoin, mais aussi comment chacun d’eux a besoin pour le rechercher. Indexation avec trop peu de détails peut entraîner des recherches qui produisent des rendements insatisfaisants des données. Si quelqu’un sur le personnel aura besoin de rechercher des documents par leur date d’échéance, alors que l’information doit être indexée lorsque le document est entré dans le système de stockage électronique. Si un membre du personnel des RH sera nécessaire de tirer les documents par date des membres du personnel de l’emploi, la date d’embauche doivent être indexés pour la recherche. Solliciter l’apport de tous les types de travailleurs est essentielle pour fournir une image complète et précise des informations qui sont stockées.

Indexation avec trop d’informations – plus de détails que l’entreprise aura jamais besoin – peut également être problématique. Tout comme l’indexation de chaque recette dans un livre de cuisine par chaque ingrédient au sein, il serait beaucoup trop lourde pour être pratique, d’indexation avec trop de détails peut entraîner des ralentissements du système frustrant. Chaque organisation doit viser à l’index soigneusement toutes les informations de l’entreprise a besoin – ni plus, ni moins.

Accéder à ce que vous avez besoin, quand vous en avez besoin

Un des grands avantages du Web-based storage électroniques est la possibilité de rechercher des informations où que vous soyez, et quand vous le voulez. Que vous soyez sur un long voyage d’affaires ou de travail à domicile, votre bureau virtuel vous informe et vous permet de maintenir les projets vitaux en mouvement. Au lieu d’avoir à retourner au bureau pour récupérer les fichiers manuellement, recherche intelligente électronique délivre une «liste noire» de tous les documents et les fichiers qui répondent aux conditions énoncées. Si, par exemple, vous recherchez toutes les politiques à la clientèle qui ont été créés au cours des six derniers mois qui ont une valeur de transaction sur un montant déterminé et précis des pièces justificatives, vous recevrez une liste avec tous les fichiers demandés dans les secondes. Pas plus à creuser pour de l’information. Pas plus demandant si quelqu’un a un fichier. Vos mains sont toujours juste quelques clics de souris loin de tout ce que vous avez besoin.

Quatre méthodes pour gagner le contrôle du papier et de l’information
Presque toutes les entreprises peinent à organiser le courrier entrant, courrier électronique, les factures, les contrats et les demandes des clients pour plus d’informations. Un accès facile à la commercialisation existants d’une entreprise, un produit, et d’autres recherches peuvent être difficiles à fournir, dans un système papier, où le contenu est facilement enterré et oublié. Des objets comme des employés et de la paie sous-traitant, les contrats en cours et les renouvellements, et assignations judiciaires exigent une action, mais les délais peuvent être négligées ou manquées. Conformité aux réglementations et des audits est difficile à prouver dans un système de papier, où un sentier détaillée de qui a accédé à chaque fichier, quand et sous quelles conditions est presque impossible à fournir. Les pénalités pour manque de conformité peut être suffisamment grave pour mettre une entreprise en faillite, rendant le stockage électronique et l’accès non seulement un choix plus efficace que le papier, mais aussi une logique, voire nécessaire, de déplacer.

L’afflux de données existantes et entrantes peut faire un employé qui est frénétiquement chercher de l’information se sentir comme il dirige un navire à la dérive dans une mer infinie. L’information qui est nécessaire peut être stockée sur des formulaires normalisés, des post-its, des photos, des lettres, des dessins, des télécopies, des courriels, et même les messages vocaux, rendant presque impossible de gagner de supervision de gestion. Matériaux pouvez obtenir involontairement coincé aux formes mal, ou ils pourraient être égaré, perdu, ou tout simplement inaccessibles. Par ailleurs, les communications client critiques peuvent être piégés dans email un membre du personnel et peut-être inaccessible pour la personne qui en a besoin.

De capture de documents est la clé pour obtenir tous vos critiques pour l’entreprise des informations de sources diverses en un seul endroit qui est consultable. La meilleure méthode pour capturer vos données dépend des sources d’information ainsi que la manière dont vous interagissez avec vos clients et obtenir des informations de leur part. Quatre méthodes de base à partir duquel les petites entreprises profitent le plus sont décrites ci-dessous.

1. Contrôle du flux papier ordinaire: la numérisation

L’accès facile et sécurisé à l’information entrante est un énorme défi pour de nombreuses entreprises. Verrouillage des documents sensibles, tout en assurant que les données pertinentes sont disponibles pour ceux qui en ont besoin, il peut être difficile. Balayage des documents dès leur réception et de les convertir au stockage numérique fournit en temps réel accès à l’information dès qu’elle est reçue. Par ailleurs, le logiciel de numérisation intégrée avec un bon système de gestion de EDM permet d’assurer la sécurité des informations sensibles. La direction peut déterminer à l’avance qui forme, et même laquelle des informations sur chaque type de formulaire, doivent être disponibles pour les membres du personnel, conformément aux politiques de leur société de gestion de documents.

Les documents archivés présentent des défis supplémentaires qui peuvent également être traitées efficacement par la numérisation. Comme une organisation grandit, les anciens fichiers peuvent être déplacés hors site, rendant l’accès commode. Numérisation et l’indexation des fichiers en arrière permet au personnel de récupérer des informations moins fréquemment nécessaire dans le confort de leur bureau, ordinateurs portables et autres appareils portatifs. Par ailleurs, la numérisation et des sauvegardes électroniques aborder de manière proactive les risques de dommages fichier, la destruction, ou l’inaccessibilité, si une catastrophe ou d’autres circonstances imprévues se pose, et le processus de création de sauvegardes est moins coûteux et plus efficace que dans un système paperbased.

Bien que le réseau, centralisé, et la numérisation du ministère sont toutes les options valables pour toute entreprise, une petite entreprise est susceptible de bénéficier le plus de la numérisation de documents de bureau de routine. Cela met le contrôle du processus de numérisation dans les mains de l’utilisateur, de standardiser et accélérer la saisie des données de routine et de rendre l’information disponible instantanément à ceux qui sont préautorisés pour la voir. Une réceptionniste dans un petit bureau ou affirmation médicale, un travailleur dans un service d’aide financière, un administrateur dans une école, un assistant personnel affecté dans un petit cabinet d’avocats, et même les clients sont des exemples de personnes qui utilisent la numérisation de bureau. Peu importe qui fait le balayage, l’entreprise bénéficie d’un accès complet plus rapide et mieux à l’information.

Quand une entreprise prend la décision de stocker du papier électronique, il est important de préciser une période de temps pendant lequel les documents seront numérisés (comme les trois dernières années, ainsi que les documents entrants). Une fois les fichiers les plus fréquemment utilisés en urgence ou ont été numérisés, des fichiers doivent être ajoutés. Sans les fichiers historiques, les entreprises perdent leur surveillance de l’histoire de la clientèle et d’autres opérations qui sont précieuses pour prendre des décisions éclairées et d’offrir un bon service et cohérente.

2. Capture d’informations insaisissable: fax et de gestion d’email

Les communications par courriel contenant certaines des informations les plus précieuses d’une entreprise, mais l’information stockée en eux est généralement disponibles seulement à l’individu spécifié et piégés à l’intérieur personnels de cette personne système de stockage électronique. Le roulement du personnel, la maladie, les vacances, les employés peu performants, et d’autres situations peuvent entraîner le personnel ayant besoin de re-contacter les gens de l’information qui est déjà dans l’entreprise «quelque part», mais inaccessible. Un système de gestion documentaire avec la capacité de stockage et la recherche des emails ne remplace pas une application de gestion d’email, mais plutôt il fournit des renseignements centralisés par les communications par courriel, faisant de la recherche d’information par ceux qui ont été autorisés à accéder au contenu.

Stockage des fax n’est pas sans rappeler stockage des documents papier, mais il ya des défis supplémentaires. Les membres du personnel peuvent ne pas être immédiatement au courant des documents qui ont été reçus, et peut donc prendre des décisions ou de fournir des services basés sur des informations anciennes ou incomplètes. En outre, il peut être manquant ou chevauchement des pages, ce qui nécessite le suivi manuel. Périodiquement une entreprise peut recevoir une notification d’un fax n’a pas été reçu du tout. Si la source de papier est épuisée, le «pas reçu de fax » message peut ne pas atteindre le destinataire et l’expéditeur peut rester un mystère. Un système de gestion de documents a la capacité de capturer des télécopies électroniquement, éliminant ainsi le papier et l’encre, de vérifier que chaque page d’un fax a été reçu, et rendre le contenu disponible immédiatement pour tous ceux qui en ont besoin. Stockage et des télécopies par courriel dans un système de gestion de document assure que l’organisation a accès à l’ensemble de ses informations commerciales, et pas seulement les documents papier stockés électroniquement.

3. L’élimination du papier à la source: les formulaires en ligne

Une fois les fichiers de retour ont été numérisés dans la solution GED, le volume de paperasserie peut être encore réduit par l’introduction d’électronique, les formulaires Web qui sont accessibles via le portail sécurisé de votre entreprise. En plus d’éliminer le papier à la source en créant de l’information par voie électronique, les formulaires Web vous permettent d’exiger la cohérence des informations (similaire à rendre obligatoire les formats de date) ainsi que l’achèvement, en facilitant et en assurant des résultats de recherche couronnée de succès. Dans de nombreux cas, résultats en ligne des formulaires dans les personnes qui fournissent des informations plus rapidement (dans le confort de leur bureau au travail ou à domicile) plutôt que d’attendre jusqu’à ce qu’ils aient le temps de documents électroniques ou d’arrêter par votre bureau. Bien que les formulaires électroniques peuvent ne pas être une option pour chaque client ou pour chaque type d’information, les clients apprécient d’avoir un choix pratique. Les coûts de production de papier, l’encre et de toner diminue, elle aussi, contribue à maintenir les dépenses sous contrôle.

4. Gestion des documents sortants qui sera retournée: la reconnaissance de codes à barres

Comme une petite entreprise grandit, plus le volume de documents entrants et sortants. Bien que certaines industries du mandat que certains matériaux doivent être envoyés sous forme papier plutôt que par voie électronique, une entreprise peut encore réduire la redondance des données, accélérer le traitement, et accroître l’efficacité grâce à l’ajout de codes à barres à leurs documents papier sortant. Les entreprises ayant des volumes élevés de types de documents courants (tels que des applications, des prêts, ou les revendications) peut bénéficier en ajoutant des codes à barres avec des données chiffrées à la clientèle et autres informations pertinentes à leur courrier sortant. Comme les documents sont retournés au bureau et les codes barres sont scannés, les données spécifiées crypté dans les codes à barres peuvent être stockées électroniquement et la paperasse entrants peuvent être jumelés aux fichiers électroniques correctes rapidement. Ceci élimine le besoin de re-entrer contact avec la clientèle et d’autres informations de base comme des formes re-entrer dans le bureau, ainsi que la recherche de fichiers connexes qui doivent être stockés ensemble, diminuant les risques d’erreurs et de réduire les délais de traitement.

Maximiser la valeur des accès à l’information: des documents plus que de trouver
L’accès facile aux informations de l’entreprise va bien au-delà d’être capable d’interroger un système pour les données dont vous avez besoin. Certains des avantages supplémentaires comprennent:

Traitement plus rapide: en stockant tous vos documents numériques, vous pouvez les envoyer à leur destination plutôt que de compter sur le courrier traditionnel. Ce traitement accélère et élimine les frais d’expédition, tout en laissant une piste de vérification des transactions qui est incontestablement plus claire que le papier ou fax permettent.

Un meilleur service: la dématérialisation, l’indexation et l’accès aux informations aideront votre personnel à fournir un meilleur service et plus précise, la mise à jour des informations à vos clients et d’autres constituants.

Surveillance de la gestion de la productivité: EDM aide les gestionnaires à acquérir une meilleure vue d’ensemble des volumes de travail et la productivité. Les rapports peuvent être générés à montrer comment de nombreux documents sont entrés dans le système dans un délai spécifié, ou combien de transactions ont été traitées par une personne spécifique, et les ajustements du personnel peuvent être faites.

L’analyse des affaires en temps réel: un système de GED peut être interrogé à montrer montant de la transaction ci-dessus une valeur spécifiée monétaire, des types spécifiques de transactions ou des achats, ou toute autre information qui est importante pour la direction de prendre des décisions éclairées.

Plus facile conformité avec les règlements et les audits: Les auditeurs peuvent visualiser électroniquement des fichiers spécifiques, des types de fichiers, qui les accédé, quand, etc, rendant le processus d’audit et de découverte électronique beaucoup plus facile et plus rapide.

Résumé
Les petites entreprises n’ont pas à faire un investissement important dans de multiples technologies, afin de gagner le contrôle sur leurs informations et la perspicacité de gestion qui les aide à prendre les bonnes décisions. En complétant les informations qu’ils ont déjà stockées dans divers médias avec les fondamentaux d’un système de gestion électronique de documents, ils peuvent s’appuyer sur les informations dont ils disposent déjà et de le rendre beaucoup plus accessible et utile à ceux qui en ont besoin. EDM donne aux entreprises de leur propre agence de renseignement interne central, en utilisant la capture électronique, l’indexation et l’accès à fournir en temps réel des informations. Il permet une gestion proactive pour faire, des décisions éclairées qui leur permettent de rester compétitifs. Gestion électronique de documents met un gouvernail sous votre bateau, offrant l’intelligence centralisée que vous avez besoin pour naviguer sur la mer sans fin d’information et d’atteindre vos objectifs d’affaires.

Laurel Sanders
Directeur des Relations publiques et Communications

Laurel Sanders rejoint OIT en tant que Directeur du Marketing en août 2004 et a été nommé Directeur des Relations publiques et Communications en Janvier 2008. Elle a auparavant été directeur exécutif de La Machine Muse à Dayton, Ohio, où elle a également été consultant dans la planification et le lancement d’un programme d’éducation artistique de collaboration à Beaufort, en Caroline du Sud basée sur le modèle de Dayton. Laurel a été le directeur du développement de Dayton Opera et a ensuite enseigné la musique et l’anglais en Allemagne. Elle détient une maîtrise en administration des arts de l’Université de Cincinnati; un baccalauréat en chant, magna cum laude de l’Ithaca College et le Centre de Londres en Angleterre, et les études commerciales menées au Sinclair Community College, à Dayton, en Ohio ainsi que des études de chant au Hindemith école en Suisse. Elle préside les relations publiques pour le Club Rotary Downtown State College, aide à la communication au profit de Centraide, et est un membre du conseil d’administration pour le Festival de Musique Baroque de junior à State College. Laurel est un écrivain publié et parle couramment l’allemand.