Trois façons uniques pour désinfecter votre dossiers avant de les remettre

Il m’est arrivé et il pourrait vous arriver à une multitude de raisons, notamment: les litiges, procès, demande de dossiers d’employés et par des organismes gouvernementaux.

Désinfection de vos fichiers (souvent appelé Biffure) consiste à retirer des informations sensibles (le plus souvent: les informations d’identification sur une personne, société, administrateur, ou une autre entité impliquée dans une plainte particulière, juridique ou d’une situation.

En raison de délais, vous pourriez avoir à caviarder les documents produits au sein ans, dans un court laps de temps (généralement dans les 10 jours ou peut-être même moins de temps). Désolé pour le cliché: mais caviardage, c’est comme trouver une aiguille dans une botte de foin dix fois.

En bref, il existe des outils qui peuvent aider le processus peut moins douloureux.

A côté d’une grande paire d’yeux, voici les outils qui sont efficaces pour une demande de caviarder urgence:

1) Couvrez-vous la bande (cette bande adhère à certains mots ou de lignes dans un document et peuvent ensuite être retirés, sans détruire l’encre, le type ou le graphite, qui est couverte) Ceci peut être acheté à n’importe quel magasin de fournitures de bureau en ligne de tailles diverses. ( J’ai trouvé qu’il vaut mieux acheter une ligne, ligne 2 et 6 bandes de ligne: comme la plupart des articles document peut être suffisamment couverts par ces tailles)

2) Une loupe ou mieux encore les marqueurs plat en plastique grossissant livre qui sont d’environ 6 pouces par 2 pouces, qui peut être acheté dans une librairie, magasin de bureau ou même donnée comme un cadeau par différentes sociétés une spécialité de la publicité. Cet élément grossissant est très pratique pour l’édition des articles en particulier une fois expurgée yeux fatigués.

3) Ciseaux à peau de petite taille: elles sont à portée de main pour couper le couvercle de bande pour les espaces irréguliers dans le document.

4) Une machine à copier ce qui est en bon état et en mesure de copier au moins 35 pages à la fois.

5) gros trombones ou des attaches.

Dégrafeuse 6)

7) Agrafeuse

Post It collantes dans des couleurs vives (utilisation comme marqueur lors de votre projet pour les pages nécessitant pages caviardage ou finis)

9) Crayon # 3, de préférence, si disponible (utilisé pour marquer les séquences de page)

10) Noire marqueur feutre (si vous choisissez d’utiliser la technique de marqueurs décrits ci-dessous)

Voici trois façons de redact.Pick celle (s) qui fonctionnera le mieux pour vous. Mais avant de commencer, avant d’utiliser soit la méthode ci-dessous, le numéro de l’ensemble de vos pages avec le numéro 3 au crayon, au cas par accident, vous déposez tous vos documents, vous pouvez facilement les rassembler.

La première technique consiste à faire caviardage d’une copie du document original (s) et en utilisant la copie de « noircir » le mot sensible (s) avec le marqueur noir. Une fois ces éléments sont occultés, vous devez prendre cette copie en noir et ensuite copier cette page à nouveau sur un copieur (ce qui est nécessaire parce que l’encre sèche sur la première copie, on peut tenir les page (s) à une lumière et lire les mots sensibles. Alors, n’oubliez pas de faire une copie de la copie expurgée. Cette méthode est généralement utilisée par de nombreux organismes gouvernementaux.

La seconde méthode consiste à utiliser le «couvrir de bandes » au lieu de le marqueur magie noire. C’est un «original» à un processus de copie. Dans le couvercle méthode du ruban adhésif: prendre le document original et de couvrir les lignes, mots, logos, éléments avec le couvercle en place de bandes. Après les document (s) sont expurgés copie de cette page. L’inconvénient de cette méthode est que, parfois, la bande coverup tombe si vous attendez trop longtemps pour copier ou si votre sueur doigts pendant le processus. Alors caviarder certaines pages, puis copier certaines pages plutôt que d’attendre de faire toute copie dernier.

Une troisième méthode moderne utilise un logiciel qui peut caviarder les éléments stockés dans Microsoft Word (recherche Google ce logiciel). Cette méthode est la moins utilisée pour la personne moyenne, car beaucoup de gens ne conserver tous leurs dossiers sur un disque informatique. Beaucoup ont copie papier de leurs documents et d’informations.

Pendant le processus de caviarder, utiliser des ciseaux pour couper et couper selon les besoins, utiliser des clips d’organiser les matériaux, l’utilisation de l’outil loupe pour numériser sur l’copies expurgées (comme vous aurez généralement manqué quelques mots ou articles) Prenez de courtes pauses du processus pour donner vos yeux un repos.

Comme vous pouvez le voir caviardage est un processus fastidieux, mais nous pouvons rendre ce processus plus facile. Pour raccourcir le processus à 1 / 2 des exigences de l’heure normale, il est préférable de systématiser votre documentation: par exemple, trouver un moyen d’organiser les informations d’identification dans les documents de sorte que dans votre exercice caviardage suivante vous pouvez simplement caviarder les informations d’identification sur chaque page et de progresser. (Si seulement quelqu’un m’avait dit cela plus tôt). Suivant est un bout de prévention sur l’organisation ou la restructuration de vos documents.

L’objectif est de restructurer votre document (s) afin que les informations d’identification se trouve à proximité les uns aux autres sur une page ou regroupés. Les autres parties des documents ne sera jamais reprendre les termes d’identification et d’utiliser des acronymes ou généralisée pour les termes d’identification. (C’est à dire en utilisant le sigle «CA» pour administrateur des réclamations ou «ER» pour l’employeur – que vous pouvez penser de vos propres, mais de fournir une clé pour les termes) Si votre document est une lettre, vous pouvez mettre les informations d’identification dans l’introduction et l’utilisation des pronoms personnels à travers le reste de la lettre. Si vous n’êtes pas du genre créatif, demandez à quelqu’un de réorganiser la structure de vos documents afin de faciliter cette méthode.

Si vous utilisez cette méthode, la prochaine fois que vous caviarder ce sera « une brise ». Tout ce que vous avez à faire est couvert jusqu’à la section d’identification (s) du document et puis vous êtes prêt à imprimer.

J’ai décidé de prendre un engagement à la réorganisation de ma forme (s), document (s) et de lettres afin d’être prêt pour la prochaine requête caviardage. J’ai tous mes outils organisés en un kit. Au minimum, vous saurez ce que quelqu’un d’autre a traversé à accorder à votre demande des documents et j’espère que vous avez de la sympathie pour eux. Si vous utilisez ces conseils, vous vous débarrasser de votre «aiguilles dans une botte de foin. »

(Note: l’auteur de ce travail est le partage d’une technique qui a travaillé dans leur situation spécifique, vous devriez consulter un avocat afin de valider votre matériel caviarder pour assurer la confidentialité et l’intimité..)

Sandra G. Williams est l’auteur d’Keim Red Carpet vont coopérer Immo et aiment partager des conseils d’affaires et des idées.